Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité relative à la protection des données à caractère personnel

Qui sommes-nous ?

KELA en tant que responsable du traitement

Par le biais de cette déclaration (ci-après dénommée « Déclaration »), nous souhaitons vous informer des finalités pour laquelle vos données à caractère personnel sont récoltées et traitées, et de quelle manière, par KELA GROEP, composée des entités belges de KELA (ci-après dénommée « Nous » ou « KELA »). Vos données à caractère personnel seront collectées et conservées de manière centralisée. Les entités belges de KELA GROEP, qui ne sont pas considérées comme étant des tiers l’une par rapport à l’autre, traitent vos données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration.

Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette Déclaration.

Nous sommes responsable de traitement des données à caractère personnel que nous récoltons et utilisons. En tant que responsable du traitement, Nous prenons les mesures nécessaires afin que vous :

  • soyez informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits ;
  • conserviez le contrôle des données à caractère personnel que Nous traitons ;
  • puissiez exercer vos droits à l’égard des données à caractère personnel. Vous trouverez plus d’informations concernant vos droits au point 9 de cette Déclaration.

Quelles données récoltons-Nous à votre sujet ?

Données à caractère personnel

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les informations relatives à une personne physique en vie. Le type de données à caractère personnel que Nous récoltons, dépend des services demandés. Il s’agit, entre autres, de données à votre sujet et/ou sur vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants (ci-après communément dénommés « Vous » ou « Votre/Vos »).

Si Vous nous communiquez des données personnelles de Vos représentants, Votre personnel, Vos collaborateurs et/ou administrateurs indépendants, Vous devez les informer de l’existence et du contenu de cette Déclaration, de même que de nos devoirs, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits.

Nous récoltons en particulier des données administratives et des coordonnées. Ces données nous permettent de Vous identifier ou de Vous contacter, ou encore de faire affaire avec Vous si Vous êtes un client, un fournisseur ou un partenaire commercial. Il peut s’agir de coordonnées, telles que Votre nom, Votre adresse, Votre numéro de téléphone, Votre adresse e-mail ou encore Votre numéro de compte.

En ce qui concerne les données dites sensibles, Nous collectons et traitons uniquement des données sur la santé si Vous nous les fournissez. Plus d’informations à ce sujet peuvent être trouvées dans notre déclaration de confidentialité pour les patients.

Mineurs

Nous n’avons pas l’intention de traiter les données à caractère personnel de mineurs.

Pour quelles finalités avons- Nous besoin de Vos données ?

Offre de services et relation commerciale

En quoi consiste cette finalité ?

Nous avons besoin de données à caractère personnel afin de :

  • Vous enregistrer, en tant que prospect, client, fournisseur ou relation commerciale dans notre système de gestion;
  • Vous contacter pour trouver un accord concernant la livraison de nos produits et/ou l’exécution des services demandés ;
  • Vous facturer nos produits et/ou services ou faire les comptes pour les produits et/ou services fournis.

Quelles sont les données à caractère personnel que Nous traitons dans ce cadre ?

Nous récoltons et traitons les données suivantes : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse, votre numéro de registre national / numéro d’entreprise / numéro de TVA.

Information et communication

En quoi consiste cette finalité ?

Nous pouvons utiliser Vos données à caractère personnel pour Vous informer de nos produits, activités, services ou newsletters qui, selon nous, pourraient Vous intéresser.

Nous Vous contacterons si Vous en faites la demande explicite ou si Nous estimons que Vous pourriez être intéressé(e) par un service ou qu’il pourrait profiter à Votre entreprise/organisation.

Si Vous nous avez donné Votre autorisation explicite de Vous contacter, Vous recevrez nos communications de marketing direct. Nous Vous demanderons plus particulièrement Votre autorisation si Vous n’avez pas encore de relation commerciale avec nous.

Toutefois, même si Vous décidez de ne pas nous donner pas votre consentement, Vous pourriez tout de même être amené(e) à recevoir des offres ou des publicités de notre part. Ce sera particulièrement le cas si Vous avez déjà une relation commerciale avec nous. Nous nous basons, dans ce cadre, sur notre intérêt légitime.

Si Vous ne souhaitez pas recevoir de publicités de notre part, Vous pouvez invoquer Votre droit d’opposition au marketing direct, tel que mentionné au point 9.2 de la présente Déclaration.

Quelles sont les données à caractère personnel que Nous traitons dans ce cadre ?

Nous récoltons et traitons les données suivantes : Votre nom, Votre adresse e-mail, Votre numéro de téléphone, Votre adresse ainsi que des données liées à Vos centres d’intérêt.

Fonctionnement de l’entreprise

En quoi consiste cette finalité ?

Cette finalité constitue ce que l’on appelle un « intérêt légitime ». En effet, le traitement de données est basé sur un certain nombre d’intérêts légitimes. Nous nous assurons toutefois en permanence que l’équilibre entre nos intérêts légitimes et leur impact éventuel sur Votre vie privée ne soit pas perturbé.

Si Vous souhaitez tout de même vous opposer à ces traitements, Vous pouvez exercer Votre droit d’opposition, tel que mentionné au point 9.3 de la présente Déclaration.

Ainsi, Nous traitons des données à caractère personnel dans les situations suivantes :

  • Elles peuvent servir de preuve (archives) ;
  • Elles peuvent être utilisées en vue de la constatation, de l’exercice, de la défense ou de la sauvegarde de nos droits ou de ceux des personnes qui Nous représentent, par exemple en cas de litiges ;
  • Elles peuvent être utilisées en vue de l’administration, de la gestion (des risques) et du contrôle de notre organisation (exemple : compliance (prévention contre le blanchiment d’argent et la fraude et étude de ces problématiques), gestion des risques, fonctions à risque et inspection, gestion des plaintes, audit interne et externe) ;
  • Elles peuvent être utilisées en vue de la simplification de l’exécution, de l’utilisation et de la clôture de services par le client, entre autres afin d’éviter que Vous ne deviez à nouveau fournir des informations que Vous avez déjà complétées auparavant.

Quelles sont les données à caractère personnel que Nous traitons dans ce cadre ?

Nous récoltons et traitons les données suivantes : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse, votre numéro de registre national / numéro d’entreprise / numéro de TVA.

Profilage

Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées à des fins de profilage.

Cookies

Les sites de KELA utilisent des cookies. Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur Votre ordinateur ou tout autre appareil mobile lorsque Vous surfez sur un site internet. Pour de plus amples informations sur les cookies, consultez le cookie policy qui figure sur le site de KELA que Vous visitez.

Demandons-nous Votre consentement avant de procéder au traitement de données ?

Contexte général

Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter Vos données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est remplie :

  • L’utilisation de Vos données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat que Vous avez conclu avec nous ou afin d’effectuer, à Votre demande, les démarches nécessaires à la conclusion d’un contrat avec nous.

Les fins de traitement décrites au point 3.1 de la présente Déclaration sont basées sur ce principe.

  • Nous disposons de Votre consentement libre et explicite afin d’utiliser Vos données à caractère personnel à une certaine fin.

En effet, si Vous n’avez pas encore de relation commerciale avec nous, Nous Vous demanderons Votre autorisation en vue de Vous contacter à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente Déclaration.

  • L’utilisation de Vos données à caractère personnel est nécessaire à la défense de nos intérêts légitimes, dans la mesure où ils prévalent sur Vos intérêts et droits.

Nous basons les traitements nécessaires au bon fonctionnement de notre entreprise sur notre intérêt légitime, tel que mentionné au point 3.3 de la présente Déclaration. Il en va de même pour les traitements nécessaires à l’envoi d’e-mails de marketing direct à nos relations existants, tel que décrit au point 3.2 de la présente Déclaration.

  • Nous sommes légalement tenus de traiter certaines données, et plus particulièrement de les communiquer aux autorités compétentes.

Avec quelles autres personnes partageons-Nous Vos données ?

  • Seuls nos collaborateurs qui doivent avoir accès aux données à caractère personnel pour mener à bien leurs tâches professionnelles peuvent y accéder. Ces personnes agissent sous notre supervision et notre responsabilité.
  • Nous faisons également appel à des fournisseurs externes, qui prennent certains traitements en charge afin que Nous puissions Vous proposer nos produits et services, à savoir des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des services demandés, Nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de nous assurer que vos données soient uniquement traitées et utilisées aux fins mentionnées au point 3 de cette Déclaration.
  • Lorsque Nous y sommes légalement tenus, Nous pouvons fournir Vos données à caractère personnel à des autorités de contrôle, des instances fiscales et des services de recherche.

Où conservons-Nous et traitons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Vos données ne seront jamais transférées en dehors de l’UE. Nous veillons également toujours à ce que les exigences légales minimums et les normes de sécurité soient respectées. Si Nous prévoyons de faire enregistrer et traiter Vos données en dehors de l’UE, Nous Vous le signalerons de manière explicite et Nous nous assurerons que le même niveau de protection soit garanti.

En dehors de ces cas, Vos données à caractère personnel ne seront jamais communiquées ou mises à la disposition de tiers et elles seront exclusivement utilisées dans notre intérêt. Aucune autre entreprise ne pourra donc utiliser Vos données dans le but de Vous envoyer des publicités, par exemple.

Combien de temps conservons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons pas Vos données pendant une plus longue période que le délai nécessaire à l’atteinte des objectifs mentionnés au point 3 de cette Déclaration. Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont indiquées de manière explicite sous les différentes finalités mentionnées au point 3 de la présente Déclaration.

Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de l’objet du traitement, les délais de conservation peuvent varier de manière considérable.

Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels Nous nous basons pour définir les délais de conservation :

  • Pendant combien de temps avons-Nous besoin des données pour pouvoir fournir le service demandé ?
  • Avons-Nous défini et annoncé un certain délai de conservation ?
  • Avons-Nous obtenu l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?
  • Sommes-Nous soumis à une obligation légale, contractuelle ou à une obligation comparable ?

Dès que Nous n’aurons plus besoin de Vos données et que Nous ne serons plus légalement tenus de les conserver, Nous les supprimerons de manière définitive ou, si cela s’avère impossible, les rendrons anonymes dans nos systèmes.

Vos données à caractère personnel seront toutefois conservées et utilisées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.

Comment sécurisons-Nous Vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont considérées comme étant strictement personnelles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles fournies et récoltées de toute destruction, perte, altération accidentelle et de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié de données.

Quels sont Vos droits ?

Droit d’accès, d’opposition, à la rectification, à l’oubli et à la portabilité de données

Droit d’accès

Vous avez accès aux données personnelles que Nous traitons et possédez un droit de regard sur celles-ci. Si Vous le souhaitez, Nous Vous fournirons gratuitement une copie de ces données.

Pour l’exercice de Vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la suppression ou la rectification de données erronées, parcellaires, inadéquates ou obsolètes.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Si Vous contestez l’exactitude des données, Vous avez le droit de demander la restriction du traitement concerné pendant la période durant laquelle Nous sommes chargés de vérifier leur exactitude. Si Vous obtenez le droit de limitation du traitement, Nous n’effectuerons plus aucune opération avec les données concernées, à l’exception de leur enregistrement.

Droit de retrait de Votre consentement

Lorsque le traitement est basé sur Votre consentement, comme décrit au point 4.1, Vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Droit d’opposition à certains traitements

Lorsque Vos données personnelles sont traitées sur base de motifs légitimes, Vous avez le droit de Vous opposer au traitement de Vos données pour des motifs relatifs à Votre situation spécifique.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Si Vous vous opposez à un traitement dans le cadre de motifs légitimes, Vous pouvez demander la limitation du traitement concerne pendant la période durant laquelle les motifs invoqués par les deux parties seront analysés. Si Vous obtenez le droit de limitation du traitement, Nous n’effectuerons plus aucune opération avec les données concernées, à l’exception de leur enregistrement.

Droit à l’oubli

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de Vos données à caractère personnel. Si Vous souhaitez mettre un terme à la relation de travail avec Nous, Vous pouvez donc Nous demander d’arrêter d’utiliser Vos données à caractère personnel. Nous pouvons toutefois conserver les données requises à des fins de preuves.

Outre ce droit à l’oubli, Vous avez également le droit de nous demander de tout temps de mettre un terme au traitement des données traitées sur base de Votre consentement ou de notre intérêt légitime. Toutefois, en cas d’intérêts légitimes prévalant sur les vôtres, Nous pourrons continuer à traiter Vos données personnelles, à moins que Vous ne décidiez de mettre un terme à la relation de travail existante.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Droit à la portabilité de données

En ce qui concerne les données personnelles traitées sur base de Votre consentement ou en raison de leur nécessité pour la livraison des produits ou services demandés, Vous pouvez Nous demander de Vous les envoyer dans un format digital, lisible et structuré afin de pouvoir les enregistrer en vue d’une (ré)utilisation personnelle, ou de les transférer à un autre Responsable du traitement, pour autant que cela soit techniquement possible.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Droit d’opposition au marketing direct

Comme indiqué au point 4.1, Nous devons obtenir Votre consentement pour pouvoir Vous envoyer des informations commerciales, des publicités ou des propositions personnelles (par le biais d’actions de marketing direct ou de newsletters électroniques). Vous avez le droit de contester le traitement de Vos données à des fins de marketing direct si Vous ne souhaitez pas (plus) recevoir ce type de communications de notre part. Votre demande sera prise en charge dans les plus brefs délais et Nous ne traiterons plus Vos données à des fins de marketing direct.

Pour l’exercice de Vos droits, Nous nous référons au point 9.3 de la présente Déclaration.

Même si Vous avez exercé Votre droit d’opposition, Vous pouvez, si Vous le souhaitez, à nouveau autoriser les activités de marketing direct via les mêmes canaux.

Nous attirons Votre attention sur le fait que l’exercice de Votre droit d’opposition ne Nous interdit pas pour autant de Vous contacter à toute autre fin, en ce compris l’exécution du contrat, conformément à la présente Déclaration.

Comment exercer ses droits ?

Pour exercer les droits précités, Vous pouvez nous adresser une demande écrite :

  • Par e-mail : privacy@kela.health
  • Par courrier à l’adresse suivante :
    Kela NV
    A l’attention de Privacy@Kela
    Sint Lenaartseweg 48
    België

Nous Vous demandons d’indiquer clairement le droit que Vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) Vous souhaitez Vous opposer ou quel consentement Vous souhaitez retirer.

Points d’attention relatifs à l’exercice des droits

Nous Vous informons que l’opposition à certains traitements ou le retrait de votre consentement pour différents traitements de Vos données personnelles peut avoir pour conséquence que Vous ne serez plus informé(e) des activités ou services proposés ou que Vous ne pourrez plus y recourir.

Comment poser des questions ou introduire une réclamation ?

Si Vous avez des questions ou si Vous souhaitez introduire une réclamation concernant le traitement de Vos données, vous pouvez Nous contacter via les canaux suivants :

  • Par e-mail : privacy@kela.health
  • Par courrier à l’adresse suivante :
    Kela NV
    A l’attention de Privacy@Kela
    Sint Lenaartseweg 48
    België

Si Vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si Vous avez des remarques concernant l’exercice de Vos droits ou si Vous estimez que notre traitement de Vos données personnelles n’est pas conforme à la législation, Vous avez le droit d’introduire une réclamation devant l’Autorité de protection des données. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ .

Modification de la présente Déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente Déclaration si nécessaire.

En cas d’importantes modifications à cette Déclaration , la date de modification sera mise à jour et Nous Vous en informerons.

Nous Vous encourageons à consulter cette Déclaration de manière périodique afin de prendre connaissance de la manière dont Nous traitons et protégeons Vos données à caractère personnel.